Project document QA and consistency check
Review a project file (permit application, technical documents, contracts) to catch inconsistencies, errors and regulatory or accessibility non-compliance before they become a problem.
Without AI
- Collect and sort project documents20 min
- Read and compare drawings, notes and contracts2 h 30
- Check regulatory and accessibility requirements1 h 30
- Write the review comments30 min
Environ 4 h 50
With AI
- Prepare and upload the document set20 min
- Extract key information and inconsistencies25 min
- Run targeted cross-checks35 min
- Verify rules against authoritative sources45 min
- Validate and format the review report20 min
Environ 2 h 25
Why this use case
Le contrôle d’un dossier de permis, de pièces techniques ou de contrats mobilise beaucoup de temps et repose souvent sur des vérifications croisées entre plusieurs documents. Une relecture assistée par IA aide à repérer plus rapidement les divergences de surfaces, de références, de niveaux, de prestations ou de clauses.
Ce contrôle constitue un second regard utile avant un dépôt ou une transmission. Il ne remplace ni la validation de l’architecte ni l’interprétation du droit applicable, mais structure les points à vérifier, documente les écarts et réduit le risque d’oublis dans les dossiers volumineux.
Process steps
Prepare a controlled document set
20 à 30 minRassembler la version à jour des plans, notices, tableaux, pièces techniques et contrats. Renommer les fichiers avec leur numéro, leur indice et leur date afin d’éviter les comparaisons entre versions obsolètes.
Extract facts and obligations
AI-assisted25 à 40 minFaire relever par l’IA les données vérifiables : surfaces, dimensions, niveaux, usages, références de pièces, dates, montants, intervenants et obligations contractuelles. Demander une citation de la pièce et de la page pour chaque donnée.
Cross-check project consistency
AI-assisted30 à 45 minComparer les informations extraites entre plans, notice, formulaire, pièces techniques et contrat. Organiser les résultats par gravité : contradiction bloquante, écart à corriger, information manquante ou simple point à confirmer.
Check regulatory and accessibility requirements
AI-assisted40 à 60 minFormuler des contrôles ciblés à partir du contexte du projet et des textes applicables. Utiliser une recherche web avec l’IA uniquement pour retrouver des sources officielles, puis vérifier manuellement les articles, dates d’entrée en vigueur, exceptions et conditions d’application.
Validate and issue the review report
AI-assisted20 à 30 minRelire les alertes avec les documents originaux, supprimer les faux positifs, compléter les responsables et les échéances, puis produire une liste d’actions classée par priorité avant dépôt ou transmission.
Prompts
Tools used
Claude
Steps 2 and 3 and 4Document comparison and structured review
Key takeaway : Provide a clean, versioned document set and require page-level source references.
Perplexity
Step 4Source-oriented regulatory research
Key takeaway : Use it to locate official texts, then open and verify the cited sources yourself.
Airtable
Steps 1 and 5Finding and action tracking
Key takeaway : Create fields for source, page, severity, owner, due date and status.
Limitations
Not a legal or regulatory certification
The AI can identify applicable-looking requirements and missing evidence, but it cannot certify compliance or replace the architect’s and specialist’s professional judgment.
Dependent on source quality
Scanned files, incomplete exports, ambiguous drawings, outdated revisions and illegible pages can produce omissions or false inconsistencies.
Limited geometric understanding
Text-based review does not replace a direct examination of drawings, models, dimensions, details or site constraints.
Confidentiality must be controlled
Contracts, personal data and commercially sensitive project information should only be uploaded under the practice’s approved confidentiality and data-protection rules.
